طی سال‏های اخیر، در همسویی با روند جهانی، ما نیز در کشور شاهد انعقاد قراردادهایی بزرگ در زمینه ERP با شرکت‏های خارجی بوده‏ایم. علاوه بر آن، چند شرکت نرم‏‏افزاری فعال در این حوزه نیز اعلام داشته‏اند که موفق به انعقاد قراردادهایی در ابعادی کوچک‌تر با مشتریان خاص خود شده‏‏اند. به هر تقدیر، در یک نگاه اجمالی، اشتیاق نشان داده شده نسبت به این مقوله از جانب بسیاری از مدیران ارشد سازمان‏ها و شرکت‏های بزرگ و متوسط کشور و گرایش وافر به سمت بهره‏گیری از محصولات عمدتا خارجی، زمینه‏ساز بروز ابهامات، بحث‏ها و چالش‏های مختلفی در این عرصه تخصصی شده است؛ به ویژه اینکه مداخله مسئولین هم در رفع موانع برسر راه تولیدکنندگان داخلی و ساماندهی این مقوله راهبردی(استراتژیک) تاکنون محسوس نبوده است. در ادامه، با تحلیلی این موضوع و ارزیابی ابعاد مختلف آن از منظر کارشناسی، سعی به‏عمل خواهد آمد که با تاسی از شعار «جنبش نرم‏افزاری»، تکیه به آرمان «تولید علم» و تمرکز بر «سند چشم‏انداز برنامه توسعه بیست‏ساله کشور»، زمینه برای برون‏رفت از فضای پر ابهام موجود، فراهم گردد.

از زمانی که سیستمهای برنامه‌ریزی منابع سازمان مورد توجه قرار گرفته‌اند، نرخ بازگشت سرمایه پیاده‌سازی این سیستم‌ها برای بسیاری از سازمانها رضایتبخش نبوده است پیاده‌سازی این سیستم‌ها مستلزم سرمایه‌گذاری بسیار زیادی در تمام ساختار و سطوح سازمان هستند .در حالی که علاوه بر شکستهایی که ممکن است سازما نها در مرحله پیاده‌سازی با آنها روبرو شوند، مزایا و منافع این سیستم‌ها بصورت به سختی قابل درک میباشد. به عبارت دیگر در این سیستم‌ها مزایای غیرمشهود بسیاری وجود دارد که به سادگی نمیتوان آنها را درک نموده و یا مورد اندازه‌گیری قرار داد. یکی از مواردی که در همایش « تجربیات پیاده‌سازی سیستمهای برنامه‌ریزی منابع سازمان» مورد بررسی قرار میگیرد، راهکارهایی است تا بتوان با بهره‌گیری از آنها ارزش تجاری سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمان را بیشینه نمود.

عبارت ERP اصطلاحی است که سال‌ها در حیطه مشترک تجارت و کامپیوتر رایج است و تلاش برای استفاده از آن جهت بهره‌گیری بیشتر از امکانات موجود و سازماندهی اطلاعات بچشم می‌خورد. در اینجا قصد نداریم که شما عزیزان را با جزئیات این مفهوم آشنا سازیم. این مقاله تنها فرصتی به شما می‌دهد که دامنه وسعت افکار خود را گسترش بخشیده و از آنها در مدیریت آینده فعالیت‌های خود بهره گیرید. دوستانی که با مقالات اینجانب آشنا باشند، می‌دانند که قصد نداریم تنها به موضوع خشک مدیریت بپردازیم، بلکه در نظر داریم نتایج ادغام مدیریت، کامپیوتر و نیروی انسانی متخصص را مورد بررسی قرار دهیم. این موضوع توسط کادر محترم رایانه خبر پیشنهاد شد و از آنجا که محدودیت اطلاعات در این زمینه مشهود است، بر آن شدیم که این مفهوم زیبا، کاربردی و همچنین مخاطره آمیز را به زبانی ساده و آشنا تقدیم حضورتان نماییم.

کی از مراحل اولیه برای استقرار سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمان، ارزیابی آمادگی سازمان برای پذیرش و بهره‌برداری مناسب از این سیستم‌ها است. طی این مراحل، آمادگی سازمانی از ابعاد ساختاری، مدیریتی، انسانی، فنی، زیرساختاری و فرهنگی بررسی شده و مشکلات و مخاطرات احتمالی در جریان استقرار و پیاده‌سازی سیستم شناسایی می‌شود، تا با چاره‌اندیشی برای رفع این مشکلات، زمینه استقرار سیستم فراهم گردد .
تاکنون در سطح بین‌المللی مطالعات و تحقیق‌های مختلفی برای ارائه چارچوب‌های ارزیابی آمادگی استقرار سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمان صورت گرفته است. ارائه این چارچوب‌ها با هدف شناسایی مشکلات و چالش‌های احتمالی در جریان استقرار سیستم و بهره‌گیری از تجربیات موفق سایر موارد پیاده‌سازی برای رفع مشکلات صورت گرفته است .

طی دهه ۱۹۹۰ میلادی بازار سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمان در قسمت شرکت‌های بزرگ به نوعی اشباع شد. علت این امر نیز اقدام اغلب شرکت‌های بزرگ برای پیاده‌سازی سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمان بود. در این زمان شرکت‌های عرضه‌کننده این سیستم به تولید و عرضه قابلیت‌های اضافی روی آوردند. این قابلیت‌ها سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمان را از یک سیستم درون‌سازمانی به سیستمی بین سازمانی تبدیل می‌نمود.سازمان‌ها برای پیاده‌سازی سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمان دارای انگیزه‌های مختلفی هستند. این انگیزه‌ها را می‌توان در دو دسته کلی مورد بررسی قرار داد. گروه اول، انگیزه برای رفع مشکلات جاری می‌باشد. رویارویی با خطای هزاره، زیرساختار نامناسب فناوری اطلاعات و سیستم‌های اطلاعاتی جزیره‌ای برخی از این عوامل هستند. گروه‌ دوم از انگیزه‌ها بر بهبود فرآیندهای کسب و کار در آینده تمرکز می‌‌نمایند. انعطاف‌پذیری فرآیندهای عملیاتی، کاهش هزینه‌های عملیاتی، پاسخگویی سریع به مشتریان، افزایش شفافیت و صحت داده‌ها و ارتقای تصمیم‌های مدیریتی برخی از این عوامل می‌باشند .
 

سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمان، به این امید که بتوانند عملکرد سازمان را در حوزه‌‌های کلیدی مانند سوددهی، اثربخشی و دقت در داده‌ها و گزارشات سیستم‌های اطلاعاتی بهبود بخشند، خریداری و نصب می‌گردند. فروشندگان سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمان معمولاً به خریداران قول بازگشت ۱۰ الی ۱۵ درصد سرمایه، افزایش رضایت مشتری و سایر مزایا‌ی ارزشمند را می‌دهند. گروه متا در گزارشی که براساس مطالعه تجربیات در نقاط مختلف جهان صورت گرفته، اعلام نموده است که نصب و پیاده‌سازی موفق یک سیستم‌ برنامه‌ریزی منابع سازمان، بطور متوسط ۲۳ ماه زمان و ۱۵ میلیون دلار هزینه بدنبال دارد. شرکت‌‌هایی که سیستم‌ برنامه‌ریزی منابع سازمان را پیاده‌سازی می‌نمایند در سال‌های اولیه بهبود خاصی را حس ننموده و حتی برخی از شرکت‌ها کاهش کارایی را تجربه می‌نمایند. خطا در مهندسی مجدد فرآیندها، خطاهای مدیریتی در انتخاب سیستم مناسب، خطا در نگاشت و اعمال تغییرات بر روی سیستم‌ها، خطا در تخمین زمان و منابع مورد نیاز و کمبود آموزش کاربران نهایی از مهمترین دلایل کاهش کارایی در این سازمان‌ها می‌باشد. این موارد باید در زمان برنامه‌ریزی پیش‌بینی شده، لیکن رعایت تمام این عوامل در اجرا، غیرممکن خواهد بود .

کارخانه فولاد جنوا که در وینیارد یوتا واقع شده است، تنها کارخانه یکپارچه تولید فولاد در غرب رودخانه می‌سی‌‌سی‌پی است که در سال ۱۹۹۸ بالغ بر ۲۴۰۰ کارمند و کارگر داشته است .مشتریان این شرکت عمدتاً در غرب و مرکز ایالت متحده قرار دارند و حدوداً سه چهارم فروش جنوا ورق و صفحه‌های فولادی است و مابقی کویل و لوله است.
در سال ۱۹۹۷ شرکت جنوا به منظور شناسایی وضعیت حال حاضرشرکت و مشکلات پیش رو جهت اطلاع از حجم نیازمندی های سازمان برای رشد ، مجموعه تلاشهایی برای انجام مهندسی مجدد در سطح سازمان به نام پروژه دلتا را شروع کرد. شرکت جنوا با توجه به نتایج پروژه دلتا، راهکار بهینه جهت برون‌رفت از بحران‌های موجود در سطح سازمان را در استفاده از سیستم‌های مدیریت منابع سازمان شناسایی نمود .

کنفرانس سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمان
 

یکی از مراحل استقرار سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمان، انتخاب نرم‌افزار مناسب است. طی فرآیند انتخاب نرم افزار، از میان محصولات موجود در بازار، موردی که بیشترین انطباق با نیازمندی های سازمان را داشته باشد، انتخاب می شود. با توجه به اینکه نیازمندی‌های سازمان در زمینه سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمان، بسیار تفصیلی و گسترده بوده و محصولات ارائه شده نیز دارای ویژگی‌ها و قابلیتهای مختلفی هستند، انتخاب نرم‌افزار در استقرار سیستم، مقوله بسیار مهمی می‌باشد. سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمان در ابتدا عمدتا برای سازمان های تولیدی عرضه می‌شدند.
لیکن در حال حاضر تولیدکنندگان این سیستم‌‌ها، محصولاتی را منطبق بر نیازمندیهای صنایع خاص عرضه نموده‌اند. هم اکنون کمتر صنعتی را می‌توان یافت که سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمان در آن نفوذ نکرده و توسعه نیافته باشد. فرآیند انتخاب نرم‌افزار با توجه به کسب و کار اصلی و نیازمندیهای کلیدی سازمان، از میان محصولات موجود به جستجو پرداخته و محصول مناسب انتخاب می شود. در مراحل انتخاب نرم‌افزار بررسی می شود که در محدوده کسب و کار سازمان چه سیستم هایی عرضه شده‌اند و هرکدام دارای چه ویژگی‌ها و توانمندی‌هایی می باشند.

مهندسی مجدد، با هدف شناسایی بهترین روش انجام یک مجموعه فعالیتهای خاص، فرآیندهای سازمان را مورد تجزیه و تحلیل قرار میدهد. به منظور اینکه سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمان بتواند برای سازمان سودمند و اثربخش باشد، باید حداقل برخی از رو شهای کسب و کار سازمان تغییر یافته و روشهای جدیدی توسعه یابند. از این رو مهندسی مجدد فرآیندهای کسب و کار با پیاده‌سازی و استقرار سیستمهای برنامه‌ریزی منابع سازمان، ارتباط نزدیکی دارد. مهندسی مجدد فرآیندها، روشهای مختلف انجام یک فرآیند خاص را بررسی نموده و بهترین رو شها را برمیگزیند.

سازمانهای امروزی در جهت جهانی شدن رقابت می كنند كه این رقابت به سطوح بی سابقه ای منجر شده است. بازارهای رقابت جهانی ، سازمانها به یافتن راه حلهای كاری بهتر با ساختارهای انعطاف پذیر و قابل اطمینانی نیاز دارند. بسیاری از زیرساختارهای سازمانی و تشكیلاتی توسط سیستم های اطلاعاتی (كه فرایندهای كاری را بطور مستقیم و یا غیر مستقیم در جهت رشد و ابقاء سازمان پشتیبانی می كنند) توانمندتر شده اند. با اداره مؤثرتر این فرایندها مزایای رقابتی می توانند از طریق كاهش هزینه ، افزایش تولید و بهبود سرویس دهی مشتریان حاصل شوند. در دو دهه گذشته گرایش خاصی به راه حلی متمركز كه فرایندهای كاری را بهبود می دهند ایجاد شده است. این راه حل عبارت است از :